Los eventos de empresa son una potente herramienta de comunicación, que favorecerá la generación de influencia en tu sector.
Si estás pensando en organizar algun evento en tu empresa, es importante que conozcas para qué pueden servir a tu corporación, de manera que previamente puedas definir los objetivos que persigues, y los pasos básicos para una buena organización y promoción del evento.
Las acciones previas ayudarán a captar el interés de tus potenciales asistentes, pero se deben suceder durante y, sobre todo, una vez finalizado el evento.
Índice
La organización de eventos para pequeñas empresas
Sin entrar en detalle sobre los tipos de eventos que existen, los actos corporativos son una excelente técnica de comunicación para establecer o potenciar los contactos dentro del sector y para posicionar el expertise de la empresa de cara a tu audiencia estrategica.
Organizar un evento no es tarea sencilla, por lo que debe responder una finalidad estratégica de la empresa.
Generalmente en las pequeñas y medianas empresas, suele ser una de las dinámicas más habituales para darse a conocer dentro del sector.
El secreto es crear un espacio de acercamiento donde los asistentes tengan una buena predisposición a la comunicación.
Entre las pymes, destacan dos tipos de eventos:
- Conferencias
- Talleres
Y no es necesario tener un gran presupuesto para llevarlo a cabo ya que no siempre se traduce en un mayor éxito.
En numerosas ocasiones con un presupuesto bajo pero bien distribuido y planificado es mucho más efectivo.
La clave está en definir bien los objetivos del evento y planificarlo correctamente.
Cómo organizar eventos: Pasos para su planificación
La organización de un evento de empresa se puede clasificar en tres etapas:
- Planificación
- Desarrollo
- Resultados
Planificación de los objetivos de un evento de empresa
La definición de objetivos y del público objetivo forman parte de esta primera etapa de planificación. No importa que sea para comunicar el lanzamiento de un producto, presentar el balance del año anterior, actividades inter-empresa o dar una conferencia.
El objetivo es capturar la atención de un nicho de mercado que nos interese especialmente, así como generar nuevos contactos que nos reporten más clientes para la empresa.
Pero sea como sea, debe quedar muy bien definido para luego establecer los KPI’s que mediremos para conocer el retorno del acto.
Por otro lado, el público objetivo para el que hacemos el evento debe estar definido en esta etapa. Y de ello dependerá el contenido que generemos que será el gancho para captar su atención y que asistan al acto.
Lista de tareas
Durante la organización de un taller, conferencia u acto de empresa, debemos elaborar el checklist del evento para ir realizando todas las tareas que forman parte de la organización.
Empieza por listar los asistentes que te gustaría que vinieran y contáctalos con la invitación o convocatoria al evento.
Establece la fecha, la hora, y el motivo por el que les estás invitando. Procura captar su atención, darles una buena razón por la que asistir.
Se debe valorar si tendrá lugar en las propias oficinas o por el contrario, es necesario alquilar una sala o local.
En cualquier caso, haz una previsión del espacio necesario y el mobiliario requerido para encontrar la localización perfecta.
Algo que no puede faltar en la lista de tareas es contar con un servicio de catering, si se decide ofrecerlo antes, durante y/o después del acto.
En ambos escenarios, se necesitará contratar con una empresa especializada.
Y lo más importante del checklist: el contenido de tu evento. Aquello que vas a ofrecer a tus asistentes es lo que le da el valor. Definir los temas a tratar, organiza las ponencias y ponentes y todo el material adicional que se pueda necesitar.
Descarga aquí tu lista de tareas y organiza el evento de empresa sin olvidar nada.
Cómo comunicar el evento
Aunque tu evento tenga una lista de asistentes cerrada, es imprescindible que comuniques en redes sociales la celebración de este evento.
Lo que debemos buscar es la mayor difusión del evento y las redes sociales nor permitirán amplificar el alcance y que en una posterior edición haya más público interesado.
Durante el evento
Durante el evento se van a suceder todas las acciones planificadas del acto. El desarrollo de las ponencias, conclusiones, preguntas por parte de los asistentes, etc.
Y una vez finalizada esta primera parte, puedes agradecer la asistencia obsequiando al público con un regalo.
Es un fuerte mensaje de cara a los asistentes y una buena manera de que te recuerden después del evento y asocien unos valores a tu marca.
Una idea que puede servir de ejemplo como regalo corporativo pueden ser botellas plegables Squeasy.
Las puedes personalizar para el evento y permiten transferir los valores de sostenibilidad a tu empresa.
Comunica todo el desarrollo del evento en redes sociales y dinamiza la conversación para que los asistentes también participen.
Después del evento
El acto debe propiciar que los asistentes hagan networking. Aprovecha para acercarte a ellos e intercambia impresiones de los contenidos expuestos durante el evento.
En los días posteriores, puedes enviar un email de agradecimiento y compartiendo material, ya sea un vídeo, infografía, dípticos, una revista, etc, que resuma el acto. Mira cómo fue nuestra ponencia en el eShow Madrid 2017.
Comparte todo este material en redes sociales para hacerles llegar a aquellos futuros asistentes ¡lo increíble que son los evento corporativos en tu empresa!
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